EL GRAND HOTEL BERNARDIN AHORRA 200 HORAS DE TRABAJO POR MES USANDO LA APLICACIÓN FACILITY

Autor: Katja Blažič, Supervisora de limpieza, Grand Hotel Bernardin

La industria hotelera es ardua, pero actualmente representa una importante oportunidad económica. Invertir en los empleados y en los procesos de trabajo es esencial para el éxito en todas las industrias que se centran en la satisfacción de los clientes. La comunicación entre los departamentos de un hotel es extremadamente importante, afectando indirectamente la calidad del servicio prestado. Además de una habitación limpia, una recepción agradable y otras áreas, un ambiente acogedor y un personal servicial, los huéspedes también esperan capacidad de respuesta. Esto determinará qué tan rápido y bien se cumplen las expectativas y deseos de nuestros huéspedes. Es esencial atender lo antes posible los requisitos de nuestros clientes y dar información a los miembros del personal responsables de cumplir con ellos con mayor rapidez, sin importar si es una bombilla que necesita ser reemplazada o si un huésped quiere una toalla extra.

LA COMUNICACIÓN SIMPLIFICADA MEJORA LOS LAZOS ENTRE LOS DEPARTAMENTOS DEL HOTEL Y CORTAR TODO TIPODE RESIDUOS

Los hoteles utilizan varios tipos de comunicación entre los departamentos. Los teléfonos se utilizan con mayor frecuencia; sin embargo, el uso de aplicaciones en la industria de servicios está en aumento. Varias aplicaciones han sido diseñadas para la industria hotelera, sin embargo, se centran en la comunicación entre dos departamentos, mientras que Facility apoya la comunicación entre todos los departamentos, incluida la gestión. El Grand Hotel Bernardin en Portorož introdujo Facility con el propósito de acortar los caminos de comunicación y conectar mejor las unidades organizativas, ya que la aplicación conecta casi todas las unidades del hotel en una sola plataforma. El objetivo era disminuir los residuos de todo tipo causados por un flujo de información lento o inexistente. Nuestro mayor desafío era la comunicación entre el supervisor y los limpiadores, ya que los limpiadoresno llevaban sus teléfonos y el supervisor tenía que buscarlos por el hotel para transmitirles cualquier información. La comunicación entre los departamentos de limpieza y de mantenimiento era lenta y la información no podía ser intercambiada en tiempo real. También teníamos problemas con el trabajo de mantenimiento que no se podía realizar inmediatamente por varias razones, además de no registrarse sistemáticamente.

facility_grand_hotel_bernardin_portoroz_slovenia02

El Grand Hotel Bernardin 5* en Portorož, Eslovenia, tiene 241 habitaciones.

MEJORA DE LA EFICIENCIA DEL PROCESO DE TRABAJO Y DEL FLUJO DE INFORMACIONES

Facility es una innovación que mejora la eficiencia de los procesos de trabajo y permite una comunicación más rápida entre las unidades, un mejor control sobre la organización del trabajo, así como el seguimiento de la información y los datos. Todo esto lo convierte en el sustituto perfecto de los anticuados métodos de organización y comunicación. La administración puede optimizar los procesos de trabajo y maximizar la calidad del servicio basándose en las estadísticas e indicadores de desempeño.

Facility apoya una gestión simple y eficiente en smartphones, tabletas y computadoras, y los empleados incluso pueden hacer llamadas a través de la aplicación sin cargo adicional. Para el uso de la aplicación es necesario tener conexión a internet en cualquier dispositivo inteligente. Facility está personalizado para varios tipos de usuarios, por lo que cierta información sólo está disponible para ciertos usuarios dependiendo del tipo de trabajo. Las limpiadoras tienen acceso solo a la información sobre las habitaciones que les fueron asignadas aquel día, mientras que los supervisores y los jefes de los limpiadores tienen acceso a toda la información. La aplicación registra cada clic del usuario y proporciona una supervisión integral de la organización interna y del trabajo de los empleados. Podemos verificar quién ordenó y quién completó una tarea o reparación, y cuando se hizo.

facility_grand_hotel_bernardin_portoroz_slovenia_katja_blazic01

Katja Blažič, Supervisora de limpieza, usando Facility en Grand Hotel Bernardin

FACILITY SE DESARROLLA Y SE ADAPTA A LAS NECESIDADES DE LOS HOTELES

Facility fue desarrollado y adaptado más a fondo sobre nuestras necesidades y expectativas desde el principio. Trajo mucha innovación a nuestro hotel, y su efecto más significativo fue mejorar la comunicación entre todas las unidades organizativas. También afectó enormemente la cantidad de tiempo y de dinero perdido, lo cual prácticamente fue eliminado. Las finanzas del hotel también se vieron indirectamente afectadas por la reducción del gasto en bienes de consumo, especialmente de papel. La organización del trabajo fue optimizada en gran medida, especialmente la de la jefa de limpiadores, que ahora puede programar su horario basándose en la situación del hotel, que puede comprobar en cualquier momento. La aplicación también nos permite organizar nuestro trabajo por adelantado, para que podamos planificar y asignar tareas, y establecer plazos para terminarlas. Podemos comprobar en cualquier momento quién realizó la tarea y cuándo se realizó.

Al principio sólo implementamos la aplicación en el sector de limpieza, el mantenimiento y la recepción. A lo largo de un año incluimos todas las unidades organizativas, incluyendo a los encargados de alimentos y bebidas, el restaurante, el centro de congresos y nuestro spa. Nuestro objetivo principal era simplificar y acelerar la comunicación entre el mantenimiento y otras unidades, que era el problema más importante y que ahora está centralizado. El módulo de estadísticas de la aplicación nos permite comprobar la ocupación hotelera, el estado de las habitaciones, el número de limpiadores, el tiempo dedicado a limpiar una habitación, el número de errores identificados por el supervisor, la lista de los errores más comunes, el número de reparaciones, la lista de reparaciones más comunes, el tiempo medio transcurrido antes de que se apruebe una reparación, el número de reparaciones por usuario, el consumo total de minibar, el valor medio del minibar por habitación, así como el artículo más popular del minibar.

RESULTADOS DE LA PRUEBA DE LA APLICACIÓN FACILITY

En marzo del año pasado probamos Facility durante 30 días. La prueba incluyó nuestra recepción, el departamento de limpieza, mantenimiento, y en parte nuestro gerente. Al analizar los datos, establecimos que la aplicación nos ahorró al menos 200 horas de trabajo en el período de prueba, que representa más que el promedio de horas de trabajo mensuales de una persona.

facility_grand_hotel_bernardin_portoroz_slovenia03

Facility ha ahorrado en Grand Hotel Bernardin por lo menos 200 horas de trabajo en un mes, que representa más que el promedio de horas de trabajo mensuales de una persona.

Los ahorros son una de las principales razones por las que la dirección del Grand Hotel Bernardin decidió implementar la aplicación en el servicio de limpieza. El análisis de los datos de Facility mostró que hemos logrado nuestros objetivos: redujimos las vías de comunicación y fortalecimos los vínculos entre los departamentos, ahorramos horas de trabajo y redujimos los costos.

(Basado en la tesis de graduación de Katja Blažič – Izboljšanje kakovosti s s pomočjo implementacije aplikacije Facility v gospodinjstvo Grand hotela Bernardin). (Mejora de la calidad con la implementación de la aplicación Facility en el departamento de limpieza del Grand hotel Bernardin), Facultad de Estudios Turísticos , de Portorož, 2016).

 

¿Le gustaría mejorar la comunicación entre el personal de su hotel también?
Haga su consulta ahora.

Por favor elige uno: