GRAND HOTEL BERNARDIN ŠTEDI 200 RADNIH SATI MJESEČNO KORIŠTENJEM FACILITY APLIKACIJE

Autor: Katja Blažič, Voditelj odjela domaćinstva, Grand Hotel Bernardin

Hotelska industrija radno je intenzivna, ali i vrlo bitna gospodarska prilika. Ulaganje u zaposlenike i radne procese neophodno je za uspjeh u svim industrijama koje su usmjerene na zadovoljstvo gostiju. Komunikacija između odjela unutar hotela izuzetno je važna te posredno utječe na kvalitetu pružene usluge. Uz čiste sobe, ugodnu recepciju i druge dijelove hotela, gostoljubivo ozračje i  susretljivo osoblje, gosti očekuju i dobar odaziv. On će odrediti koliko brzo i dobro zadovoljavamo očekivanja i želje naših gostiju. Bitno je da što prije riješimo zahtjeve naših gostiju te da osoblju, koje je odgovorno za njihovo zadovoljstvo, što prije pošaljemo bitne informacije, bez obzira da li se radi o žarulji koju treba zamijeniti ili dodatnom ručniku za gosta.

Jednostavna komunikacija, Poboljšavanje veza između Hotelskih odjela, Smanjenje svih vrsta otpada

Hoteli koriste razne tipove komunikacije između odjela. Najčešće se koriste telefoni, a korištenje aplikacija u uslužnim djelatnostima također je u porastu. Postoji nekoliko aplikacija namijenjenih hotelskoj industriji, no one se usredotočuju na komunikaciju između dva odjela, a Facility podržava komunikaciju između svih odjela, uključujući i menadžment.

Grand Hotel Bernardin u Portorožu uveo je Facility s ciljem kraće komunikacije i boljeg povezivanja organizacijskih jedinica, budući da aplikacija povezuje skoro sve hotelske organizacijske jedinice na jednoj platformi. Cilj nam je bio smanjiti sve vrste otpada koje su uzrokovane sporim ili nepostojećim komunikacijskim tokovima. Naš najveći izazov bila je komunikacija između nadzornica i domaćica budući da domaćice nisu imale svoje telefone pa su ih nadzornice trebale tražiti po hotelu kako bi im mogle proslijediti bilo kakve informacije. Komunikacija između odjela domaćinstva i održavanja bila je spora, a informacije nisu mogle biti razmijenjene u stvarnom vremenu. Osim navedenog, imali smo probleme i sa aktivnostima održavanja koje se nije moglo odraditi odmah iz raznih razloga, te nigdje nije bilo sustavno zabilježeno.

Grand Hotel Bernardin u Portorožu uveo je Facility s ciljem kraće komunikacije i boljeg povezivanja organizacijskih jedinica, budući da aplikacija povezuje skoro sve hotelske organizacijske jedinice na jednoj platformi. Cilj nam je bio smanjiti sve vrste otpada koje su uzrokovane sporim ili nepostojećim komunikacijskim tokovima. Naš najveći izazov bila je komunikacija između nadzornica i domaćica budući da domaćice nisu imale svoje telefone pa su ih nadzornice trebale tražiti po hotelu kako bi im mogle proslijediti bilo kakve informacije. Komunikacija između odjela domaćinstva i održavanja bila je spora, a informacije nisu mogle biti razmijenjene u stvarnom vremenu. Osim navedenog, imali smo probleme i sa aktivnostima održavanja koje se nije moglo odraditi odmah iz raznih razloga, te nigdje nije bilo sustavno zabilježeno.

facility_grand_hotel_bernardin_portoroz_slovenia02

Grand Hotel Bernardin 5* u Portorožu, Slovenija, ima 241 sobu.

Poboljšavanje učinkovitosti radnih procesa i protoka informacija

Facility je inovacija koja poboljšava učinkovitost radnih procesa i podržava bržu komunikaciju između jedinica, bolju kontrolu nad radnim organizacijama, kao i sljedivost informacija i podataka. Zbog svega navedenog, Facility je savršena zamjenu za zastarjele organizacijske i komunikacijske metode. Menadžment može optimizirati radne procese i povećati kvalitetu usluge na temelju statistika i pokazatelja uspješnosti.

Facility podržava učinkovito i jednostavno upravljanje putem pametnih telefona, tableta i računala, a zaposlenici putem aplikacije mogu čak i obavljati pozive bez ikakvih dodatnih troškova. Aplikacija zahtjeva internetsku vezu na bilo kojem pametnom uređaju. Facility je prilagođen za različite vrste korisnika na način da su određene informacije dostupne samo određenim korisnicima ovisno o njihovoj vrsti posla. Domaćice mogu pristupiti samo informacijama o sobama koje su im dodijeljene tog dana, a nadzornice i glavne domaćice imaju pristup svim informacijama. Aplikacija bilježi svaki klik korisnika i pruža sveobuhvatan nadzor unutarnje organizacije i rada zaposlenika. Možemo provjeriti tko je dodijelio i tko je ispunio zadatak ili popravak, kao i vrijeme kada je to bilo učinjeno.

 

facility_grand_hotel_bernardin_portoroz_slovenia_katja_blazic01

Katja Blažič, Voditelj odjela domaćinstva, koristi Facility u Grand Hotelu Brenardin

Facility se razvija i prilagođava potrebama hotela

Facility je bio dodatno razvijen i prilagođen na osnovu naših potreba i očekivanja od samog početka. To je donijelo niz inovacija našem hotelu, a njegov najznačajniji učinak bio je poboljšana komunikacija između svih organizacijskih jedinica. Facility je također znatno utjecao na količinu izgubljenog vremena i novca, koje smo praktički eliminirani. Osim toga, poboljšali smo dugoročnu kvalitetu analizom radnih procesa i njihovom optimizacijom kroz Facility. Proizvod je posredno utjecao i na hotelske financije jer smo smanjili potrošnju potrošnog materijala, posebno papira. Organizacija rada znatno je optimizirana, a posebice rad nadzornica koje sada mogu slagati svoj raspored ovisno o situaciji u hotelu koja se može provjeriti u svakom trenutku. Aplikacija nam također omogućava organiziranje našeg rada unaprijed, tako da možemo planirati i dodijeliti zadatke te postaviti rokove za njihovo završavanje. U svakom trenutku možemo provjeriti tko je izvršio zadatak i kada je bio izvršen.

U početku smo aplikaciju implementirali samo u odjelima domaćinstva, održavanja i recepcije. Tijekom godine uključili smo sve organizacijske jedinice, uključujući i one koji su odgovorne za hranu i piće, restoran, kongresni centar i naš spa. Naš je glavni cilj bio pojednostaviti i ubrzati komunikaciju između održavanja i drugih jedinica, što je bio najveći problem, a koji je sada centraliziran. Modul statistike unutar aplikacije omogućuje nam da provjerimo popunjenost hotela, stanje soba, broj domaćica, vrijeme provedeno na čišćenju soba, broj grešaka koje je identificirala nadzornica, popis najčešćih grešaka, broj popravaka, popis najčešćih popravaka, prosječno vrijeme prihvaćanja popravka, broj popravaka po korisniku, ukupnu potrošnju minibara, prosječnu vrijednost minibara po sobi, kao i najpopularniji artikal minibara.

Rezultati testiranja aplikacije Facility

U ožujku prošle godine testirali smo Facility kroz 30 dana. Test je uključivao naše odjele recepcije, domaćinstva, održavanja i djelomično našeg menadžera. Analizom podataka utvrdili smo da je aplikacija uštedila barem 200 radnih sati za vrijeme testnog razdoblja, što je više od prosječnog mjesečnog radnog vremena jedne osobe.

 

facility_grand_hotel_bernardin_portoroz_slovenia03

Facility je Grand Hotelu Bernardin uštedio najmanje 200 radnih sati mjesečno, što je više od prosječnog radnog vremena jedne osobe

Ušteda je jedan od glavnih razloga zbog kojih je uprava tvrtke Grand Hotel Bernardin odlučila implementirati aplikaciju u odjel domaćinstva. Analiziranje podataka iz Facility-a pokazalo je da smo uspješno postigli svoje ciljeve: smanjili smo komunikacijske puteve i ojačali veze između odjela, uštedjeli radne sate i smanjili troškove.

(Iz diplomskog rada Katje Blažičevog Izboljšanje kakovosti s  pomočjo implementacije aplikacije Facility v gospodinjstvo Grand hotela Bernardin (Poboljšanje kvalitete implementacijom aplikacije Facility u domaćinstvo Grand hotela Bernardin), Turistički fakultet – Turistica, Portorož, 2016.)

 

Želite li i vi poboljšati komunikaciju između vašeg hotelskog osoblja?

Pošaljite nam upit

 

Please choose one: